Conditions générales de vente d’Asia Exchange

Conditions générales Asia Exchange (”AE”)

Conditions pour postuler aux programmes d’échange Asia Exchange

Veuillez noter que la traduction des Conditions Générales de Vente d’Asia Exchange n’est donnée qu’à titre indicatif. Elle n’a pour but que de faciliter la compréhension des conditions et ne porte aucune valeur légale.

Le postulant doit être majeur (18 ans) et posséder un niveau suffisant en anglais pour pouvoir suivre les cours organisés en anglais.

Les programmes d’Asia Exchange (ci-après désigné AE) sont essentiellement conçus pour les personnes étudiant à un niveau académique. Les postulants doivent posséder les qualités scolaires requises pour être acceptés dans des études de niveau académique.

Les dossiers sont traités dans l’ordre d’arrivée. Le délai de dépôt de dossier pour tout programme clôturera tel qu’indiqué dans les informations du programme, ou à la discrétion d’AE. En tant que règle générale les places dans les programmes sont distribuées dans l’ordre d’arrivée des dossiers. AE se réserve le droit de distribuer les places en fonction d’autres critères jugés pertinents. Dans le cas où les quotas étudiants venaient à se remplir, les places résultant d’annulations de participation aux programmes pourront ou non être redistribués à la discrétion d’AE.

Les programmes des universités d’accueil observent un nombre minimum d’étudiants requis. Si ce nombre n’est pas atteint, AE se réserve le droit d’annuler le programme. Dans le cas où un programme est annulé, AE remboursera tous les paiements reçus des postulants.

Le rôle d’Asia Exchange

AE organise et promeut l’obtention de placements dans les programmes d’études des universités sélectionnées en Asie. AE n’est pas en charge de l’enseignement. Sa tâche est de coopérer avec les universités partenaires en Asie pour organiser des échanges étudiants. L’enseignement en anglais est organisé par l’université d’accueil du programme d’échange à l’étranger en question.

AE n’occupe pas le rôle d’agence de voyage et ne fournit aucun service de voyage. Les étudiants sont eux-mêmes responsables de s’occuper de leurs voyages à destination.

AE ne s’occupe pas non plus de l’hébergement. Les étudiants sont eux-mêmes responsables de se procurer un logement pour la durée de l’échange (que ce soit sur le campus de l’université choisie ou sur le marché privé).

AE offre seulement des conseils et des recommandations pour les voyages et l’hébergement.

Le rôle de l’université d’accueil

L’université d’accueil du programme d’échange choisi est entièrement responsable de l’enseignement offert aux participants aux programmes. Ceci inclus l’orientation, l’enseignement et les crédits versés pour les cours complétés. AE n’est en aucun cas responsable des changements dans l’offre de l’enseignement offert dans les universités d’accueil. AE s’efforce cependant à communiquer de son mieux les changements éventuels aux étudiants concernés.

Candidature et paiements

Les dossiers de candidature sont à déposer sur le site internet AE à l’adresse www.asiaexchange.org. Chaque programme à son propre formulaire d’inscription. Les pièces jointes nécessaires qui ne sont pas disponibles au moment où l’étudiant remplit le dossier doivent être envoyées sous 30 jours de l’envoi du dossier ou au plus tard à la date limite. Le traitement du dossier prend environ une semaine. Après ce délai, AE envoie aux étudiants acceptés une lettre de confirmation initiale par courriel confirmant le placement de l’étudiant dans le programme choisi.

AE enverra conjointement avec cette lettre de confirmation initiale une facture pour les frais d’inscription et une facture pour les frais scolaires. AE se réserve le droit de modifier la somme des frais d’inscription selon le cas particulier. Le contrat de vente devient définitif le moment où le postulant envoie son dossier à AE. Dans le cas type, les frais d’inscription sont à payer dix (10) jours après réception de la lettre de confirmation initiale et les frais de scolarité trente (30) jours avant le début du programme en question. Les factures pour les frais d’inscription et les frais de scolarité possèdent chacune leurs propres numéros de référence. Le postulant doit payer chaque facture en faisant attention à rentrer le numéro de référence correspondant à la facture payée. Tout frais de virement international est à la charge du postulant.

Les frais de scolarité couvrent :

  • Les frais de scolarité (qui varient selon le programme et l’université choisie)
  • Les frais d’inscriptions à cette université
  • La TVA

Les frais de scolarité ne couvrent pas :

  • Le prix du logement
  • Les billets d’avion ou d’un autre moyen de transport
  • Le prix du visa
  • Les assurances
  • Les vaccins ou autres coûts médicaux
  • Tout autre frais lié aux études (matériel tel que livres, sauf si mention contraire dans la description du programme)

Dans le cas où le postulant venait à payer les frais de scolarité après la date limite de 30 jours mentionnée ci-dessus, le postulant est susceptible d’être chargé une somme supplémentaire de 100 EUR. AE se réserve le droit de facturer des intérêts de retard équivalent à 11,5% des frais de scolarité si ceux-ci sont versés après la date limite de 30 jours mentionnée ci-dessus. AE se réserve le droit de modifier les prix des programmes à tout moment.

Les dossiers complets doivent nous être envoyés avant la clôture du délai de dépôt. Si un dossier ou des documents nous parviennent après la clôture du délai de dépôt de dossier, une charge supplémentaire de 100 EUR sera rajoutée aux frais d’inscription. Cette charge supplémentaire et les frais d’inscription sont à verser immédiatement après le moment de réception de la facture. L’étudiant doit envoyer un reçu ou une capture d’écran du paiement à AE par courriel. Après la réception de la preuve de paiement, AE continuera le traitement du dossier arrivé en retard. L’université d’accueil a le droit de ne pas accepter la candidature de l’étudiant qui envoye les documents nécessaires trop tard. Dans le cas où l’université d’accueil venait à rejeter la candidature de l’étudiant retardataire, la charge supplémentaire de 100 EUR sera remboursée. Si l’étudiant annule sa participation au programme, la charge supplémentaire ne sera pas remboursée.

AE et les universités d’accueil se réservent le droit de demander à l’étudiant des documents additionnels même après le dépôt du dossier.

L’étudiant est entièrement responsable de communiquer ses coordonnées à jour à AE dans le cas où celles-ci venaient à changer après le dépôt de dossier. Ceci est pour assurer que tous les documents envoyés par AE parviennent à destination. L’étudiant doit vérifier régulièrement le contenu de sa boîte courriel donnée à AE pour s’assurer de bien recevoir toutes les communications envoyées par AE. AE n’est en aucun cas responsable des livraisons de documents échouées pour cause de raisons indépendantes de la volonté d’AE. AE s’engage à faire de son mieux pour assurer que tous les documents soient délivrés de manière adéquate.

Réductions

Les réductions ne peuvent pas être combinées.

Les études

Les étudiants ont le devoir de suivre les règles et lignes directrices des universités d’accueil. Les étudiants doivent compléter la quantité minimum de cours requis par l’université. L’université d’accueil est autorisée à annuler le permis d’études de l’étudiant et invalider son visa étudiant si l’étudiant en question ne participe pas aux cours et n’accomplit pas la quantité minimum de cours requis.

Les crédits d’études des universités d’accueil sont accordés en crédits locaux. Les renseignements sur les transferts des crédits locaux en crédits ECTS ou américains sur les pages internet d’AE ne sont donnés qu’à titre indicatif. L’université d’origine de l’étudiant est en charge de l’accréditation des crédits étrangers. Le transfert des crédits peut être refusé dans des cas tels que : non-respect des règles et lignes directrices de l’université d’accueil, absences trop fréquentes des cours ou encore frais non payés.

Vacances et jours fériés

Les vacances et les jours fériés varient selon la destination et l’université d’accueil. Aucun enseignement n’est organisé pendant les vacances et jours fériés.

Absences

En aucun cas peuvent les frais de scolarité être remboursés ou la période de l’échange prolongée si l’étudiant est absent des cours ou manifeste un non-respect des règles directrices de l’université.

Commencement des études en retard

L’étudiant doit immédiatement communiquer à AE tous retards qui l’empêcheraient d’arriver à destination avant le début du semestre. Selon le cas particulier il peut être possible d’être accepté à un programme même si l’étudiant arrive à destination en retard. En règle générale, AE recommande aux étudiants d’arriver à destination au plus tôt une (1) semaine avant le début du semestre. L’étudiant doit tenir compte des règlements du pays de destination en ce qui concerne le visa étudiant.

Annulations

La demande pour annuler sa participation ne peut être faite que par voie écrite (courriel ou voie postale). Vous pouvez annuler votre participation sans avoir à payer de frais supplémentaires si vous le faites avant de recevoir la facture pour les frais de scolarité. Dans le cas où la participation est annulée entre trente (30) à quatorze (14) jours avant le début du programme, le postulant sera facturé 50 % des frais de scolarités du programme. Dans le cas où la participation est annulée moins de quatorze (14) jours avant le début du programme, le postulant sera facturé 100 % des frais de scolarité. Tout préavis d’annulation faite par autre voie qu’écrite ne sera pas prise en compte, et les frais de scolarités seront facturés. Les frais d’inscription versés ne sont en aucun cas remboursables.

Dans le cas où le postulant décide d’annuler sa participation à un programme, il devra renvoyer à AE la lettre d’agrément officielle de l’université d’accueil qui lui aura été envoyée.

Pour toute participation annulée durant le programme, AE et l’université d’accueil doivent être informés immédiatement par voie écrite. Les frais de scolarité ne seront pas remboursés.

AE se réserve le droit d’annuler la participation d’un étudiant au programme sans rembourser les paiements versés dans le cas où l’étudiant venait à se conduire de façon menaçante ou à ne pas respecter la loi du pays de destination.

Annulation du programme

Dans le cas où l’université d’accueil décide d’annuler le programme ou refuse de laisser l’étudiant y participer pour des raisons indépendantes de la volonté d’AE, AE n’est en aucun cas responsable de rembourser les frais encourus des voyages, de l’hébergement ou tout autre frais liés aux programme d’échange à l’étranger.

Passeport et visa

L’étudiant est lui-même responsable de l’avoir d’un passeport en vigueur, de la demande de visa et des coûts qui y sont liés. L’étudiant doit lui-même vérifier les documents et pièces jointes à fournir pour la demande auprès de l’ambassade du pays concerné par l’échange. L’étudiant doit immédiatement communiquer à AE toutes demandes de documents additionnels par l’ambassade qui ne sont habituellement pas requis.

AE n’est en aucun cas responsable des frais supplémentaires encourus des voyages retardés ou annulés pour cause de documents non fournis. AE n’est en aucun cas sous l’obligation de dédommager l’étudiant pour tous documents requis la demande de visa non transmis par l’université d’accueil pour des raisons indépendantes de la volonté d’AE.

L’étudiant est sous obligation de mettre à jour son statut de visa une fois à destination conformément aux directives et consignes de l’université d’accueil et des autorités locales. La suivie des règles concernant le visa est sous seule responsabilité de l’étudiant. Si l’étudiant annule sa participation au programme une fois à destination, le visa doit être mis à jour conformément à la nouvelle raison de séjour pour sa durée.

Assurances

Chaque étudiant participant aux programmes AE doit avoir une assurance-accident et une assurance-santé, ainsi qu’une assurance voyage valide. L’étudiant est lui-même responsable de se procurer ces assurances, ce qui doit être fait avant son départ. L’assurance doit couvrir le voyage de retour dans le cas d’un accident ou d’une maladie. L’étudiant doit communiquer sa référence clientèle et les détails de son assurance si AE ou l’université d’accueil le demandent.

Vaccinations

L’étudiant est lui-même en charge de vérifier que ses vaccins sont à jour pour le pays de destination. Il est fortement conseillé de consulter avec son médecin traitant pour de renseignements sur les vaccins nécessaires.

Partenaires AE

AE possède des partenaires qui peuvent fournir différents services tels que voyage et hébergement. En envoyant un dossier à AE, le postulant accepte d’être contacté par les partenaires AE concernant les modalités du voyage, de l’hébergement et d’autres services associés au programme d’échange à l’étranger.

Compte rendus de l’échange, témoignages et matériel photo/vidéo

Les participants aux programmes AE donnent à AE tous les droits nécessaires pour utiliser le matériel lié à l’échange (sur le site internet d’AE par exemple). En participant à un programme AE, les étudiants cèdent le droit à AE d’utiliser commercialement tout matériel photographique ou vidéo filmé par les employés d’AE sans notification préalable.

Les étudiants sont priés de remplir un questionnaire électronique envoyé après la fin de leur semestre d’échange. Le bulletin de notes de l’université d’accueil ne sera envoyé à l’étudiant qu’après avoir rendu le questionnaire rempli.

Modifications

AE se réserve le droit de modifier les programmes et les prix après avoir formé un contrat avec son client (l’étudiant postulant) si ces changements sont dû à des raisons indépendantes de la volonté d’AE tels que changements dans les frais publics, les taxes ou les taux de conversion des devises.

AE ne peut en aucun cas être tenu responsable pour toute faute de frappe. AE se réserve le droit de modifier les clauses de contrat et l’information concernant les universités. AE s’efforce de communiquer à ses clients tout changement le plus rapidement possible.

AE ne peut en aucun cas être responsable pour toute procédure en manquement sous cas de force majeure, grèves ou autre situation indépendante de la volonté d’AE. AE se réserve le droit de changer ces conditions.

Clauses de contrat pour stages

En plus d’organiser des placements d’études à l’étranger, AE conçoit et promeut aussi l’obtention de stages en Asie. AE n’organise pas tous les stages, mais aide l’étudiant à trouver un stage à travers ses organisations partenaires sélectionnées. Les stages seront organisés par les organisations en question.

En plus des conditions générales ci-décrites, des conditions particulières du fournisseur de stage et du partenaire d’AE peuvent s’appliquer.

Si un stage est annulé avant ou pendant, l’étudiant est sous obligation de communiquer l’information par voie écrite à l’organisation offrant le stage et à AE.

AE se réserve le droit de changer les conditions générales concernant les stages.

Passifs et remboursements

AE n’est en aucun cas responsable pour tout effet néfaste pour la santé, à la sécurité ou à la perte de biens matériels ou immatériels encourus dans les programmes AE. AE ne peut en aucun cas être responsable pour toute procédure en manquement sous cas de force majeure, grèves ou autre situation indépendante de la volonté d’AE.

Législation

Les étudiants en échange doivent respecter la loi en vigueur du pays de destination. Les lois concernant les produits stupéfiants sont beaucoup plus strictes dans les pays asiatiques qu’en Europe (par exemple, les cigarettes électroniques sont interdites en Indonésie et en Thaïlande).

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